מעסיקים מרחוק – מודל זמני או עתיד עולם העבודה?

פורסם ב-17/08/2020 ע״י ליאת סלם

שתפו את הכתבה

נגיף הקורונה אילץ חברות רבות בכל העולם להסתגל לשגרת עבודה מהבית ולאמץ את המודל – אם לא לתמיד אז לפחות בטווח הקצר. למרות שהמעבר לעבודה מהבית היה מאוד מהיר ועצבני עבור ארגונים וחברות רבות, יש כאלה שהפנימו שמודל העבודה מרחוק הוא העתיד של שוק העבודה והוא כאן כדי להישאר, ללא תלות במגיפה העולמית. כמו בכל דבר ישנם כמובן יתרונות לצד חסרונות, ואיך שומרים על פרודוקטיביות והווי חברתי של העובדים במציאות החדשה הזו?

מארק צוקרברג שיתף לאחרונה את תוכניותיו לעתיד העבודה מרחוק בחברת פייסבוק, עד 2030, הצהיר צוקרברג, לפחות מחצית מ- 50,000 העובדים בפייסבוק יעבדו מהבית. גם ספוטיפיי (שירות דיגיטלי למוזיקה ופודקאסטים) הודיעה שעובדיה ימשיכו לעבוד מהבית גם אחרי שהקורונה תחלוף מחיינו. למרבית העובדים ב- Slack (פלטפורמה לתקשורת פנים ארגונית) יש אפשרות לעבוד מהבית לצמיתות, והחברה התחייבה להעסיק יותר עובדים מרחוק באופן קבוע. ג'ק דורסי מנכ"ל ומייסד טוויטר, ומייסד ומנכ"ל חברת שירות התשלומים "Square", הודיע לעובדיו בשתי החברות כי הם יכולים להמשיך לעבוד מהבית "לנצח" (כן, וכן)… אלו הן רק כמה דוגמאות בודדות למגוון חברות וארגונים ברחבי העולם שהחליטו לאמץ את המודל באופן רחב יותר. אז אם אתם מנהלים של חברה ושוקלים גם לאמץ את מודל העבודה מרחוק באופן קבוע או חלקי, אתם לגמרי בחברה טובה!

נגיף הקורונה הוכיח לחברות טכנולוגיה המובילות הללו כי העובדים שלהם יכולים להיות פרודוקטיביים באותה מידה – או במקרים מסוימים, אפילו יותר – כשהם נשארים בבית או באיזה חלל עבודה בקרבת מקום מגוריהם. אבל לא רק בחברות טק, בכירים בתעשיות המסורתיות שבילו ימים ושבועות על הכבישים מגלים שמפגש זום (המנוהל היטב כמובן) יכול להיות יעיל לא פחות ממפגש פנים אל פנים – שלא לדבר על כמה הרבה יותר קל (ופחות יקר) לארגן מפגש שכזה. מקצועות שלעולם לא דמיינו שניתן יהיה לבצע מרחוק – כמו מפעיל מוקד טלפוני, שירות לקוחות מסורתי, סוחרים ורבים אחרים – פתאום עובדים מצוין מרחוק ואפילו בהצלחה!

עבור המעסיקים, עולם שלם של עובדים נפתח, לא רק כאלו באזור משרדי החברה, אפשר להעסיק עובדים מעיר אחרת, כל עיר בארץ ויותר מזה מחוץ לישראל! מאגר המועמדים הפוטנציאלי עבור כל מעסיק הוא מילולית כל העולם! המגמה היא ליצור היצע גדול בהרבה של מועמדים מובילים לעבודה הן עבור העובדים והן עבור המעסיקים, כמו גם יותר פתיחות ואפשרויות שילוב בריא בין עבודה לבית, שכן רבים מהעובדים לא תמיד ששים להעתיק מגורים בעקבות עבודה טובה, וכי עובדים טובים (באמת) עושים דברים מעולים מכל מקום…  

Glassdoor, אתר המשרות הבינלאומי, מדווח כי פרסום משרות הכוללות אפשרות לעבודה מרחוק עלה ב -28.3% לעומת אשתקד ואילו ב- Manpower מדווחים כי אחת מכל 4 משרות לא כוללות כלל מיקום משרה לעומת 1 מכל 10 נתון שהיה נכון לינואר 2020.

סקר שנערך- Workplace of the Future על ידי BCG חושף כי מרבית הארגונים מאמינים שכוח העבודה העתידי שלהם יהיה עבודה מרחוק הרבה יותר מבעבר. בסך הכל, כ-40% מהעובדים בחברות שהשתתפו בסקר צפויים להשתמש בעתיד במודל עבודה מרחוק, ו- 37% מהחברות צופות כי למעלה מ- 25% מהעובדים יעבדו במודלים היברידיים המשלבים עבודה מהבית ועבודה במשרדים. לא משנה מה ההשפעות האישיות והפרודוקטיביות של עבודה מרחוק, עם מספרים אי אפשר להתווכח – ע"פ הערכת מומחים בארה"ב, החיסכון הוא של כ- 10,000 דולר לשנה ע"י המעסיק עבור כל עובד שעובד מהבית!

אז איך שומרים על פרודוקטיביות ויעילות מרחוק?

הכלים הטכנולוגיים הקיימים הם אינסופיים, במיוחד עכשיו בעקבות הקורונה שהאיצה את התהליך לרבים. זיהוי והבנה איך ולמה משתמשים בכלים מסוימים (או לא משתמשים בהם) יאפשרו לצוותים ולמנהלים לטפל בבעיות ולנהל פרויקטים ביתר יעילות. לימוד והדרכה יעיל של הצוותים והפיכת השימוש בכלים כחלק בלתי נפרד משגרת היום יום יכולים לסייע למנהלים ברחבי הארגון לשנות את דרכי הפעולה המומלצות ביותר בין צוותים ולהפיק מהן את המיטב, בשלט רחוק.

"זום" זה כבר מזמן לא רק שם של יישום לניהול ישיבות והרצאות מרחוק באמצעות ועידות וידאו, אלא שם קוד למגוון הכלים והתוכנות ליעול עבודה מרחוק. כל אחד מהכלים האלו מציעים מסלולים חינמיים לצד מסלולים עסקיים בתשלום שבטווח הארוך אף משתלמים יותר. מומלץ לבחור 2-3 כלים שעושים את העבודה על הצד הטוב ביותר שמתאים לכם, והכי חשוב וודאו שכל העובדים בין יוצא מהכלל יודעים לתפעל את הכלים האלו, בין אם בהדרכות התחלתיות ועד לאיש סיסטם ייעודי שכולם יודעים שאם יש שאלה או תקלה טכנית, הוא זמין למענה. 

הקפידו על שיחות קבועות (נגיד מפגש צוות כל ראשון ב 10:30), אבל לא יותר מידי, ונהלו משימות ככה שכולם יכולים לראות מי עובד על מה ומתי. למשל monday.com הישראלית (כבוד!) שפיתחה יישום אינטרנט ומובייל לניהול צוותים וניהול פרויקטים. הכלי מציע אינספור אפשרויות לניהול פרויקטים קלים ומורכבים מרחוק, סופר ידידותי למשתמש והכי חשוב דינאמי, כלומר הם לגמרי מוסיפים פיצ'רים ואפשרויות חדשות ברוח התקופה. עבור פרויקטים שאין להם מדדי תפוקה כמותיים הגדירו מטרות ויעדים למדידת פרודוקטיביות וזכרו שזה בסדר שהם דינמיים שהקו המנחה הוא תיאום ציפיות.

כלי נוסף לניהול פרויקטים מרחוק הוא Trello, גם פה מדובר בכלי לניהול משימות שיעזור לכם לייעל את העבודה ואת העסק. כל פלטפורמה כמובן מציעה מסלול חינם ומסלול בעלות חודשית/שנתית, אלה רק דוגמאות בודדות מבין ים של כלים שכדאי לבדוק. טיפ – אל תתפזרו, תבדקו 2-3 כלים ולכו על זה שהכי מתאים עבורכם, אחרת תלכו לאיבוד.

בשיחות יש לנו כמובן אינספור כלים, סקייפ (זוכרים?), בלו ג'ינס (זו לא חברת אופנה, זה כלי מצוין לפגישות מקוונות), זום (איך אפשר שלא), גוגל MEET ועוד… גם פה, הישארו נאמנים לזה שעושה את העבודה הכי טוב עבורכם והשתדלו לייעל את הפגישות כמה שאפשר (לא יותר מחצי שעה – 40 דקות, שיחות צוות שבועיות או דו שבועיות קבועות לצד שיחות אחד על אחד). חוץ מפגישות עבודה, גם קפה או לחיים בזום זה לגמרי אפשרי, אבל נגיע לזה בהמשך…

רוצים לקשר את הכל בפלטפורמה אחת? סלאק לגמרי עושה את העבודה, שירות שהוא כבר מזמן הרבה מעבר לשירות מסרים ארגוניים, סלאק היא לגמרי רשת חברתית פנים ארגונית שתייעל לכם את העבודה וגם תשמור על "חיי חברה" מרחוק. נכון, בעבודה מרחוק חסר ההיבט האישי, מה שאומר שצריך להשקיע הרבה בתקשורת, וזה אתגר! אבל כזה שלגמרי אפשר לעמוד בו, בשילוב תחזוק נכון לאורך זמן.

בעבודה מהבית ברשתות לא מאובטחות, עולה הסיכון לאיומי סייבר חיצוניים, מה שאומר שארגונים יזדקקו ליותר מומחי אבטחת סייבר. בנוסף, הפיקוח המוגבל על עובדים מרוחקים, אפילו למשימות קריטיות, מגביר את הפגיעות של החברה לנושאי אבטחת מידע באופן פנימי. רק 30% מאבטחת המידע ברשת היא טכנולוגיה, וה-70% הנותרים הם תרבות ארגונית, התנהגות ומודעות. פיתוח תוכניות לבניית תרבות מאובטחת סייבר ונתונים חייבת להיות ברשימת העדיפות המיידית של מעסיקים.

אז הכלים עובדים, המידע מאובטח, הפגישות פרודוקטיביות והכל מתנהל מצוין, אבל איך ממשיכים לתדלק את הדרייב של העובדים? ואיך שומרים על הווי חברתי מגובש וטוב גם מרחוק?

כשכולם עובדים מרחוק, מנהלים נאלצים למצוא דרכים חדשות ויצירתיות להתחבר עם הצוות ולבנות אינטימיות חברתית וירטואלית. איך? השקיעו בעובדים שלכם, הראו להם כמה הם נכס וכמה אתם גאים בהם שלמרות שהם רחוקים הם עושים עבודה מעולה, וזה ראוי להערכה ולא מובן מאליו! התפנה לכם תקציב (אין משרד), מצוין, זה הזמן לנתב אותו לעובדים, למשל תנו להם מנוי לאתר או פלטפורמה עם קורסים אונליין לפיתוח עסקי או אישי, אנשים מצליחים תמיד ישאפו לשפר את היכולות שלהם, קורסים מקוונים הם ללא ספק דרך מעולה לעשות את זה! ואם זה ניתן ע"י הבוס שלי, ואוו! בא לי להשקיע בשבילו עוד יותר. למשל מנוי ל Udemy או JOLT המציעים שפע של קורסים מקוונים, במגוון נושאים למקסום היכולות המקצועיות והאישיות.

משלוחים! בין אם משלוחי אוכל בתקציב קבוע וחודשי (זה שאין משרד לא אומר שתן ביס לא פועלת, להפך!) ועד למשלוחי קונספט של מארזים מיוחדים, באירועים מיוחדים (חגים או ימי הולדת) או פשוט ככה סתם, לומר תודה.

ולקינוח, זום זום זום, או כל תוכנת פגישות מקוונות אחרת, החל מ"יאאלה בו נקבע לקפה בזום" ועד להרצאות מעשירות, מופעי סטנד אפ ומוזיקה לחברה, בשלט רחוק.

נכון, זה לעולם לא יחליף את החוויה עצמה, פנים מול פנים או להיות פיזית במשרד או בערב חברה, וזו גם לא המטרה, זו פשוט הדרך הטובה ביותר לצלוח את המציאות החדשה, להסתגל אליה וללמוד לחיות איתה, מציאות בה אירוע גדול מאוד (מלחמה, מהפיכה או מגיפה) הוא הטריגר לשינוי קבוע.

עד כה, אפשר לומר כי המעבר הפתאומי והכפוי לעבודה מרחוק הוא הצלחה גדולה. אז למה לעצור שם? למרות האתגרים, ארגונים אינם צריכים לחזור אחורה שהקורונה תחלוף מחיינו (זה יקרה מתישהו) ולבחור בגישה המחבקת עתיד הכולל מודלים של עבודה מהבית / מרחוק בין אם 100% או שילוב, כל מעסיק או ארגון בדרך המספקת את התמורה הגדולה ביותר עבור העסק.


הטופס נשלח בהצלחה:)