טיפים לשימור עובדים בעבודה מהבית

פורסם ב-13/10/2020 ע״י שי סקנדרני

שתפו את הכתבה

עבודה מרחוק זה לא רק עבודה מהבית. אפשר לעבוד איפה שרוצים, איפה שנוח ומתאים, כל עוד אנחנו פרודוקטיביים, בוחרים פינת עבודה שאוהבים ומתמקמים. האחריות שלנו בתור מנהלים היא לוודא שהאיזון בין פרודקטיביות לבין רווחת העובדים באשר הוא לא נפגם.
ריכזנו עבורכם מספר טיפים רלוונטיים בהקשר של שימור עובדים. מוזמנים לקרוא, להגיב ולשתף. 

הכנו לכם גם סרטון שמסכם את הנושא, מוזמנים לצפות, להגיב ולשתף:

בטחון ומסגרת עבודה ברורה לעובד

הדרכה והכוונה לעבודה מהבית 

טיפ ראשון ביצירת ביטחון לעבודה מרחוק הוא למעשה טיפ שכמובן רלוונטיגם למשרד: ביטחון ומסגרת בעבודה!

בתקופת הקורונה נאלצו חברות רבות לשלוח את העובדים לעבוד מהבית, במחשבה שהמסגרת בבית דומה למסגרת העבודה במשרד. לאחר זמן קצר מאוד התברר שהתנאים השונים ומסגרת העבודה השונה משפיעות על צורת העבודה באופן ישיר. בעבודה מהבית ועבודה מרחוק באופן כללי יש חוקים אחרים שצריך להסתגל אליהם ולכן כאשר שולחים עובדים לעבודה מהבית, צריך לחשוב על הבית כמסגרת עבודה חדשה עבורכם ועבור העובדים. 

אז מה עושים? כל מייצרים מסגרת בסיסית שמגדירה מה הם הנהלים של העבודה מהבית. חשוב מאוד לתאם ציפיות ולהגדיר את החוקים, המגבלות וליישר קו על מה מצופה מהעובדים כאשר הם עובדים מהבית:

חשוב להסביר כיצד מתקשרים עם אנשי הצוות הנוספים, עם המשרד, עם צוות ההנהלה. חשוב למפות את הצוותים שזמינים עבור העובד ולהגדיר שעות פעילות. לתת מידע ברור ונגיש לגבי הפעילות והתקשורת מול הנהלת חשבונות, משאבי אנוש, המנהל הישיר וכן הלאה. איך מתקשרים ויוזמים פגישות, איך מנהלים משימות ואת זמן העבודה. מתי מדווחים על התקדמות, על בעיות או איך מבקשים עזרה בכל נושא ולמי פונים בהקשרים שונים. מייצרים מסגרת עבודה בסיסית מסודרת בתור צעד ראשון.

ציוד וסביבית עבודה בעבודה מהבית

הציוד ההיקפי שיש לעובד, דהיינו סביבת העבודה היא גורם חשוב ומשמעותי שיכול לתרום או לפגוע בפרודוקטיביות של העובדים. אנו שומעים מקרים רבים לאחרונה, על מעסיקים ששלחו עובדים הביתה והניחו שהם יודעים להקים לעצמם סביבת עבודה מסודרת. חשוב להבין שלהרבה מאוד אנשים מאוד לא טבעי לייצר לעצמם סביבת עבודה נוחה ורבים לא יודעים כיצד לייצר מקום שנוח ונעים לעבוד בו וחשוב לתת לעובדים את הכלים ואת הידע ליצור סביבה כזאת ולתת מענה לצרכים הנובעים מכך. כששולחים עובדים לעבוד מהבית חשוב לעטוף אותם עם הידע המצטבר בתוך הארגון, ולבדוק שהסביבה שלו מותאמת עבודה. שולחן נוח, כיסא מותאם, תאורה טובה, מצלמה, אוזניות וחיבור אינטרנט שמתאים לעבודה מקוונת הם תנאים אלמנטריים לעבודה יעילה שמקדמת את הארגון ואת העובדים ותורמת לשביעות הרצון של כולם.

עבודה מהבית – פתיחת וסגירת יום

בתוך יצירת מסגרת העבודה, חשוב לתת תשומת לב ל"טקסי" הפתיחה והסגירה של יום העבודה. 

בכל האסכולות יש הסכמה על כך שפתיחה וסגירה של תהליכים תורמת ליעילות ולתחושת התקדמות וארגון.

העובדים לא בהכרח יחשבו להכניס "טקס" כזה ולא כולם מייחסים לכך חשיבות, לכן אנחנו בתור מנהלים צריכים לייצר מסגרת כזו. חשוב שהעובדים ידעו מתי ואיך מתחיל יום עבודה ומתי נסגר יום עבודה. האם יש משימות שצריכים לבצע בתחילה וסיום עבודה וכיצד לייצר הפרדה בין זמן בית לבין זמן העבודה. זה חשוב לא רק עבורו אלא גם לשאר צוות העובדים. 

כאשר עובד מתחיל לעבוד, הצוות צריך לדעת מתי הוא מתחיל ומתי הוא מסיים. מתי הוא משאב זמין עבורם ומתי הם לא פונים אליו יותר באותו יום.
איך אנחנו עושים את זה בחברה שלנו? 

אצלנו בכל בוקר, העובדים שולחים לצוות שלהם הודעה "שלום, התחלתי את היום העבודה" ומציינים את המשימה הכי חשובה שלהם לאותו יום. היום מסתיים עם מייל דיווח "סוף יום" ושם מפורט בקצר מה היו המשימות, מה הסתיים ומה נשאר פתוח להמשך עבודה. באילו משימות נדרשת עבודת המשך של אנשי צוות נוספים וכו'. כך הצוות יודע מתי הוא התחיל ומתי הוא סיים, ואם לקוח מתקשר או מישהו מהצוות האחר צריך את אותו עובד,  שאר אנשי הצוות יודעים שברגע זה הוא אינו זמין לעבודה. וכך, למרות שכולם עובדים מרחוק, הזמן הפרטי שלהם נשמר. 

חשוב לתת לעובדים שמכבדים את הזמן שלהם בעבודה ומחוץ לשעות העבודה. יש חברות שמתחילות עם פגישת זום על הבוקר בשעה מסויימת כדי להגדיר תחילת עבודה. יש חברות שמתחילות בשיחת ועידה משותפת בטלפון, ויש שמסתפקות במייל או הודעה בקבוצת וואטסאפ. לא משנה מה השיטה שעובדת עבור הארגון שלכם, העיקר לייצר מסגרת עם חוקים ברורים כדי לייצר סביבת עבודה ברורה, צפויה ורגועה. 

פעם תפקידו של המנהל היה לוודא שהעובד מגיע בזמן למשרד ונמצא בדיוק בזמן שהוגדר לו. העולם השתנה והיום תפקידו של המנהל זה לראות שה well-being של העובד נשמר, ושהעובדים מרוצים, מתקדמים ומרגישים מוערכים על התרומה שלהם לצוות ולארגון. שמירה על העובדים תעזור לייצר תוצרים איכותיים יותר בעבודה ותעזור במניעת שחיקה לאורך זמן.

תוכנית מותאמת אישית לעובד

כאשר עובדים מהבית וקשה להפריד בין זמן העבודה לזמן הביתי, יכולה להיווצר שחיקה וחשוב ללמוד איך לייצר פסקי זמן להתאוורות, התארגנות, זמן פרטי וזמן למשפחה. עבודה מהבית לאורך זמן יכולה להאיץ תהליכי שחיקה ולכן חשוב לתת תשובת לב ולבנות לעובד תכנית שתתמוך בו לאורך הזמן.

בניית תוכנית מותאמת אישית לעובד: מומלץ מאוד לשבת עם כל אחד מהעובדים, להבין את הצרכים, הקשיים, הרצונות והשאיפות. האם הם צריך עזרה בניהול משימות? האם הם צריכים מנטור בנושאים אישיים או עסקיים? האם יש צורך לשפץ או לשדרג את סביבת העבודה הביתית? אולי אפשר לשלוח לו מישהו שיעזור, יכווין או ילווה את התהליך. חשוב להבין מה הוא צריך כדי לשמור אותו חיוני לעצמו והסביבה. חשוב להתאים לכל אחד את התנאים במטרה למנוע שחיקה ולייצר מערכת יחסים ארוכת טווח ככל האפשר עם העובדים שהיא פרודקיטיבית גם לו וגם לארגון בצורה שהיא win win.

שיחות אישיות

נושא חשוב שמוזנח רבות , הוא שיחה אישית עם העובדים.  

מה עובר עליך? איך אתה מסתדר? מה חסר לך? מה טוב לך? מה אפשר לשפר? אל תשכחו, העובדים לא נמצאים לידכם במשרד, הם עובדים מרחוק ואולי חסר להם משהו. יכול להיות שהתקשורת עם אנשי הצוות במשרד היא בעייתית או לקוחות מתישים אותו אבל אתם לא יודעים על כך. צריך להתקשר כל אחד  מהעובדים ולשאול באופן שוטף או אחת לכמה שבועות מה נשמע. מניסיון רב בנושא, תשומת לב והקדשת זמן להתעניינות ברמה האישית יכולים לחולל פלאים. 

תוכנית שנתית לקשר עם העובד

תוכנית שנתית כולל התייחסות לאירועים מיוחדים בפריסה שנתית עוזרת לעובדים להרגיש מחוברים לחברה. כמובן גם מחוות לעובדים ואירועי חברה תורמים לכך. לדוגמא, בראש השנה אפשר לשלוח מתנה או פינוק בהפתעה עם שליח עד הבית. אפשר לקיים אירועי צוות באזורים קרובים למיקום של עובדים ולעשות סבב, בכל פעם לבחור מיקום אחר שנוח לאחד העובדים. אין צורך לארגן הפקות ענק, מפגש של ארוחת צהריים משותפת בחוץ אחת לתקופה או בילוי משותף יכולים לתרום לתהליך הגיבוש וליצור תרבות אירגונית המחברת את הצוות למרות שכל אחד עובד בסביבה אחרת מרחוק.

העברת מסרים בעבודה מהבית

כשאנחנו מעסיקים עובדים מרחוק חשוב מאוד ללמד אותם איך לכתוב נכון ואיך לוודא שהמסרים שלהם עוברים בצורה נכונה לצד המקבל. חשוב להקנות הרגלים ותהליכי עבודה שמאפשרים העברת מסרים נכונה. יש לבצע תיאום ציפיות מול העובדים, מה נדרש מהם, מה מקובל אצלכם בארגון ואיך אפשר לעמוד בדרישות שלכם לתקשורת. בעבודה יומיומיות יש מקרים רבים בהם אי הבנה שנוצרת בגלל תקשורת לא נכונה מעיב על טיב היחסים מול לקוח, ספק או עובד. חשוב להדגיש את החשיבות של הנושא ולאמן את הצוות שלכם לשפר את יכולות התקשורת שלהם.
התקשורת חשובה בתוך הארגון, ביניכם לבין העובדים, בין העובדים לבין עצמם, בעבודה מול לקוחות וכל איש קשר שהצוות נמצא איתו בתהליך בתוך ומחוץ לארגון.

נושאים להתייחסות: 

  • כתיבת מייל נכון. תמציתיף מנומס אך אפקטיבי וברור.
  • כתיבת הכותרת הנכונה במייל
  • כתיבת גוף ההודעה
  • איך מתבטאים בהעברת מסרים דחופה בלי להלחיץ את הצד השני
  • איך כותבים סיכום פגישה נכון ואפקטיבי או מניע לפעולה. 
  • איך עושים follow up

במבט ראשון, הנושאים האלה נראים בסיסיים מאוד אך לא לכל יש כישוריים טבעיים לתקשורת נכונה ועם קצת אימון והכוונה תוכלו לשפר את התפוקה ואת שביעות הרצון הכללית של הצוות, הלקוחות וכל מי שמתקשר עם העובדים בארגון. במיוחד בעבודה מרחוק, השקעה בנושאים האלה יכולה להביא לתוצאות חיוביות ולשפר את חוויית הלקוח וחוויית העובדים וכמובן למנוע מצבים לא נעימים שלעיתים קשה לתקן של "טלפון שבור". 

אם יש לכם טיפים ושיטות שעובדות עבורכם ועבור הצוות שלכם, נשמח אם תגיבו ותשתפו אותנו ברעיונות מקוריים ואולי נוכל ללמוד וליישם גם אצלנו.

בהצלחה במעבר לעבודה מרחוק!

תודה לכם שקראתם, אנחנו מקווים שתרמנו. אפשר ליצור איתנו קשר דרך הטופס באתר או במייל jobs@remoteam.co.il .
נשמח לעזור היכן שאפשר.


הטופס נשלח בהצלחה:)